Résumé
Entre deux séances, un kinésithérapeute n’a ni les mains libres ni le temps de décrocher. Résultat : des appels qui tombent dans le vide, des patients qui raccrochent et tentent ailleurs, et un agenda qui se remplit mal. Un télésecrétariat dédié aux cabinets de kinésithérapie prend ces appels en temps réel, gère la prise de rendez-vous (y compris sur Doctolib) et transmet les messages urgents, sans jamais interrompre une séance de soin.
Le problème concret d’un cabinet de kinésithérapie
Un kinésithérapeute enchaîne les rendez-vous toutes les 30 à 45 minutes, souvent les mains occupées sur un patient allongé. Impossible, dans ces conditions, de répondre au téléphone qui sonne dans la salle d’attente ou sur le portable professionnel resté dans un tiroir. Chaque appel manqué, c’est un patient qui appelle un autre cabinet, ou pire, qui abandonne l’idée de prendre rendez-vous.
Nous voyons régulièrement ce cas de figure chez nos clients kinésithérapeutes : le cabinet tourne bien, l’agenda est plein aux heures de pointe, mais 20 à 30 % des appels entrants ne trouvent personne au bout du fil. Ce n’est pas un manque de sérieux du praticien, c’est simplement une contrainte physique du métier.
Ce que change un télésecrétariat pour un cabinet de kiné
Concrètement, nos secrétaires prennent la ligne du cabinet pendant les créneaux de soin. Elles connaissent votre planning en temps réel, savent si vous prenez de nouveaux patients ou si vous êtes complet pour la semaine, et filtrent les demandes : prise de rendez-vous classique, urgence à orienter, ou simple renseignement sur les tarifs et le remboursement. Vous récupérez uniquement les messages qui nécessitent votre attention, généralement sous forme de SMS ou de notification par mail entre deux patients.
Ce fonctionnement s’applique aussi bien à un praticien qui exerce seul qu’à un cabinet médical partagé entre plusieurs kinésithérapeutes, où les appels pour chaque associé doivent être correctement redirigés sans confusion.
La gestion de l’agenda, y compris sur Doctolib
La majorité des cabinets de kinésithérapie utilisent aujourd’hui un agenda en ligne, Doctolib en tête. Nos secrétaires interviennent directement dessus : elles créent, déplacent ou annulent un rendez-vous en fonction de vos disponibilités réelles, sans jamais improviser un créneau qui n’existe pas. Le fonctionnement est le même que celui détaillé dans notre article sur la gestion Doctolib par un télésecrétariat, appliqué ici au rythme spécifique d’un cabinet de kiné, avec des séances plus courtes et plus fréquentes qu’une consultation médicale classique.
Autre bénéfice pratique : quand un patient ne se présente pas, la secrétaire peut immédiatement chercher à recontacter la liste d’attente pour proposer le créneau libéré, ce qui limite le trou dans le planning de la journée.
Comment se passe la mise en place pour un cabinet de kiné
La mise en service ne demande pas de bouleverser votre organisation. Nous configurons d’abord le transfert d’appel depuis votre ligne actuelle vers notre plateau de secrétaires, un réglage qui prend en général quelques minutes chez votre opérateur téléphonique. Ensuite, nous récupérons avec vous les consignes propres à votre cabinet : vos horaires de consultation, la durée type d’une séance, la marche à suivre en cas de demande urgente, et bien sûr l’accès à votre agenda en ligne s’il existe déjà.
Une fois ces éléments réglés, les secrétaires prennent la ligne dès le premier appel, avec un discours d’accueil qui reprend le nom de votre cabinet, pas un standard générique impersonnel. Vous gardez la main sur les consignes à tout moment : si votre organisation change, un simple message suffit pour les ajuster. Cette flexibilité compte particulièrement pour les cabinets de kinésithérapie, où les plannings évoluent souvent au fil des remplacements ou des périodes de vacances.
RGPD et secret médical : notre engagement
Un cabinet de kinésithérapie traite des données de santé, ce qui impose un cadre strict. Nos secrétaires sont formées au secret médical et n’accèdent qu’aux informations nécessaires à la prise de rendez-vous : identité, motif général de la demande, disponibilités. Aucune information médicale détaillée n’est demandée ni conservée au-delà du besoin de gestion de l’agenda. Le traitement des données respecte le RGPD, conformément aux recommandations de la CNIL sur les données de santé.
Nous ne délivrons par ailleurs aucun conseil médical : notre rôle s’arrête à l’accueil téléphonique et à la gestion de l’agenda, jamais à l’orientation clinique du patient.
Quel tarif pour un télésecrétariat de kinésithérapeute ?
Nos offres sont pensées pour s’adapter au volume d’appels d’un cabinet, sans engagement de durée. L’offre Eco démarre à 39 € HT par mois (mise en service gratuite, à partir de 0,80 € par appel traité), suffisante pour un praticien qui débute ou qui a un volume d’appels modéré. L’offre Boost, à 59 € HT par mois, ajoute l’application smartphone et la prise de rendez-vous en ligne ou le rappel par SMS, un vrai gain de temps pour un cabinet plus fréquenté. Si votre agenda est déjà partagé sur Doctolib, une offre intégrée dédiée existe aussi, pensée spécifiquement pour ce cas.
Toutes nos formules restent sans engagement, avec une mise en service gratuite. Vous pouvez demander un devis gratuit et personnalisé pour évaluer, selon votre volume d’appels réel, la formule la plus adaptée à votre cabinet.
FAQ
Un télésecrétariat peut-il gérer un cabinet de kinésithérapie avec plusieurs praticiens ?
Oui. Chaque praticien dispose de son propre agenda et de ses propres consignes, et les secrétaires redirigent chaque appel vers le bon planning sans confusion entre les associés.
Le télésecrétariat peut-il prendre des rendez-vous en urgence pour une douleur aiguë ?
Nos secrétaires peuvent identifier une demande urgente et vous la transmettre immédiatement par SMS ou appel, mais elles ne posent aucun diagnostic : c’est toujours le kinésithérapeute qui décide de la prise en charge.
Faut-il changer d’agenda en ligne pour passer par Telofis ?
Non. Nous nous adaptons à l’outil déjà en place, Doctolib, Maiia ou Google Agenda, sans imposer de changement d’organisation.
Le service est-il disponible en dehors des horaires du cabinet ?
Nos secrétaires sont disponibles du lundi au samedi, ce qui permet de couvrir une large partie des horaires d’ouverture d’un cabinet de kinésithérapie, y compris le samedi matin, créneau souvent chargé.
Y a-t-il un engagement de durée sur les offres ?
Aucun. Toutes les formules sont sans engagement, avec une mise en service gratuite, et vous pouvez changer de formule si votre volume d’appels évolue.
Le bon réflexe pour votre cabinet de kiné
Un cabinet de kinésithérapie qui perd un appel sur quatre ne perd pas seulement un rendez-vous : il perd un patient qui ira se faire soigner ailleurs. Externaliser l’accueil téléphonique à des secrétaires formées au secteur médical, capables de gérer votre agenda Doctolib en temps réel, règle ce problème sans que vous ayez à changer votre façon de travailler entre deux patients.